اگر در میان مدارک شما سند رسمی هست، سرتان را بالا بگیرید، سینه را ستبر کنید و با خیال راحت وارد دادگاه شوید. وقتی ادعاهاي شما مستند به سند رسمي است، خيالتان راحت باشد چون دير يا زود حق به حق‌دار خواهد رسيد. اما اگر سند رسمي ندارید، خودتان را آماده دردسرهای بعدی کنید.
با سند رسمی آشنا شوید
شاید بتوان گفت پس از آشنایی انسان با خط و استفاده از آن در رفع نیازهای اجتماعی و اقتصادی‌اش، نوشته به عنوان یکی از دلایل اثبات ادعا یا دفاع در مقابل ادعای مطروحه نقش مهمی را دادرسی‌های مدنی «حقوقی» ایفا می‌کند.
از نظر حقوقی، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد و به زبان ساده‌تر، سند، نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.
سند به دو قسم تقسیم می‌شود:1- سند رسمی 2- سند عادی. مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود، یا توسط دفاتر اسناد رسمی.
مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است. دقت کنید که لازم نیست حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد؛ مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می‌آید.
اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی به طور اصولی صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولی اصولا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد. همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور اصولا صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد. برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده، از لحاظ محلي صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.
مزایای طلایی اسناد رسمی را بشناسید
از سند رسمي به عنوان دليل موثر در دعاوي ياد كرديم. اما چه وي‍ژگي‌هايي در اين سند وجود دارد كه آن را تبديل به يك سند برّان مي‌كند؟ اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، مي‌توانيم آنها را اين‌گونه دسته‌بندي كنيم:
1- اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.
2- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد. پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند، تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند فقط به استناد سند عادی، اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.
3- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست ، بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.
منطقی فکر کنید
چرا برای قراردادهایتان سند رسمی تنظیم نمی‌کنید؟ اگر دلیلش این است که به طرف معامله اعتماد دارید، بگذارید روشنتان کنم؛ راهروهای دادگستری پر از برادران، پدرها و مادرها و زن و شوهرهایی است که با هم درگیر شده‌اند و کارشان به دادگاه کشیده شده است. بنابراین اعتماد کنید، اما ساده‌اندیش نباشید.
اگر نگران هزینه‌های ثبت رسمی هستید، به شما اطمینان می‌دهیم هزینه‌های تنظیم یک سند به صورت رسمی، بسیار کمتر از هزینه‌هایی است که در صورت بروز اختلاف باید بپردازید. از اینکه سند رسمی به شما آرامش خیال می‌دهد بگذریم، که ارزشش بیشتر از هر چیزی در دنیاست؛ به عبارت دیگر شما هزینه آرامش و خیال راحت خود را می‌دهید. اگر حوصله ندارید درگیر پروسه تنظیم سند رسمی شوید و به خاطر تنبلی راه ساده‌تر را انتخاب می‌کنید، پس باید خودتان را برای درگیر شدن در یک پرونده حقوقی یا کیفری برای مدت‌های طولانی آماده کنید.
اگر برای این سند رسمی تنظیم نمی‌کنید که راه و روش آن را بلد نیستید، اصلا کار سختی نیست کافی است به نزدیکترین دفترخانه بروید، آنجا شما را راهنمایی خواهند کرد، اگر حضوری نمی‌روید، تماس بگیرید و تلفنی با سردفتر یا دفتریار مشورت کنید.
یادتان باشد بدانید که دعوايي كه در آن يكي از طرفين براي اثبات ادعاي خود سند رسمي داشته باشد، دعواي دشواري نخواهد بود چرا كه سند رسمي يكي از مهم ترين اسنادي است كه مي‌تواند از سوي طرفين دعوا مورد استفاده قرار گيرد.
حساب حریف را یکسره کنید
تعداد دلایل و مدارکی که هر یک از اصحاب دعوا می‌توانند در دادرسی استفاده کنند، متعدد است، اما در ميان اين دلايل، برخي از آنها تاثير بيشتري دارند. با وجود اينكه در تمامی دعاوی مطروحه در دادگستری، طرفین برای اثبات ادعای خود اسناد و مدارکی را به دادگاه ارایه می‌دهند، اما در این بین آن کسی پیروز است که اسناد او قوت و اعتبار بیشتری داشته باشد و برای قاضی ایجاد علم کند. بنابراین یکی از اصلی‌ترین راه‌های پیشگیری از ایجاد اختلاف و یا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف، تهیه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمی از آن جهت که ضوابط قانونی هنگام تنظیم آنها رعایت می‌شود، بیش از اسناد عادی مورد حمایت قانونگذار قرار دارند.
پس یکی از مهم‌ترین نکات حقوقی که باید به آن دقت کافی و وافی داشته باشید، روی آوردن به سوی تنظیم اسناد رسمی به جای اسناد عادی است.
به اسناد عادی چندان دل نبندید
باید بدانید که در مقابل سند رسمي، سند عادي قرار دارد که مصاديق و نمونه‌هاي آن در اطراف ما بسيار است كافيست سري به اسناد و مدارك موجودمان بزنيم، اجاره‌نامه‌هايي كه در بنگاه املاك تنظيم مي‌شود يك مصداق بارز اين اسناد است. در خصوص اعتبار و ارزش اسناد عادي در دادرسي‌ها بايد گفت که در جریان دادرسی و استنباط قضایی و کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود ندارد. سند عادی در صورتی که اصالت و انتساب آن به صادر‌کننده مسلم باشد، تفاوتی با سند رسمی ندارد و فقط در زمان «درخواست تامین خواسته»، تفاوت سند رسمی و سند عادی آشکار می‌شود. چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود، سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد، بدون تودیع خسارت احتمالی و یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنهاست که تاریخ سند رسمی حتی بر علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است. در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم‌کنندگان آن و ورثه آنها و یا کسی است که به نفع او وصیت شده است.
اصالت سند عادی را باید اثبات کنید
اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف انكار كردن، مسئولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.
در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند: حالت اول، شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تایید کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر رسیده است.
چک و سفته اسناد عادی اما معتبر
اسناد را به دو دسته رسمي و عادي تقسيم كرديم و مزاياي هر كدام را نام برديم. اما در ادامه به بررسي برخي اسناد مي‌پردازيم كه وي‍ژگي‌هایي از هر دو شكل اسناد را در خود دارند. در بین اين‌ها چك در حکم سند لازم الاجراست. چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند. زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصي صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آنچه که توسط بنگاه‌ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود.
البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانوني تنظیم شوند، دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند، با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک، همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید. با عنایت به آنچه بیان شد، یکی از مطمئن‌ترین طرق برای ایجاد آرامش بین تعاملات افراد و جلوگیری از ایجاد تنش‌های معمول، تنظیم اسناد رسمی است. پاره‌ای اوقات عده‌ای به دلایل مختلف از جمله پرداخت هزینه تنظیم سند رسمی، به امضای اسناد عادی اکتفا می‌کنند که همین مسئله خسارات جبران‌ناپذیری به شخص او و جامعه وارد می کند.
