اشاره :
اظهار نامه چيست و از آن به چه منظوري استفاده مي‌گردد.
از جمله اوراق قضايي كه شهروندان در مسايل حقوقي خود به نحوي با آن برخورد مي‌نمايند، اظهار نامه مي‌باشد. فردي كه در امري خود را صاحب حق مي‌داند، حتماً لازم نيست براي مطالبه حق خويش اقدام به اقامه دعوي نمايد زيرا ممكن است با درخواست شفاهي از كسي كه بايستي اين حق را ادا نمايد به مقصود خويش نايل گردد. اما در برخي موارد بايستي اين مطالبه را اثبات نمايد و چون اثبات مطالبه شفاهي به نوعي مشكل است، بنابراين با تنظيم اظهار نامه و ارسال آن براي مخاطب به طور رسمي اقدام به مطالبه حق خود مي‌نمايد. البته لازم به ذكر است كه مطالبه حق تنها در صورت ارسال برگ اظهار نامه از سوي مراجع قضايي اثبات مي‌گردد.
خواهان حق زماني مي‌تواند حق خود را از طريق اظهار نامه مطالبه نمايد كه بر اساس توافق طرفين يا به موجب قانون يا عرف موعد مطالبه آن فرا رسيده باشد.
در برخي از موارد هم ارسال اظهار نامه قبل از اقامه‌ي دعوي مورد نظر ضروري است مثلاً زماني كه محلي را به طور اماني به كارگر، سرايدار، خادم و به طور كلي به هر امين ديگري سپرده‌ايم، اگر شخصي مورد نظر از استرداد مال اماني امتناع نماييم كه محل اماني را پس دهد. در صورتي كه شخص امانت دار پس از 10 روز از زمان ابلاغ اظهار نامه محل مزبور را بازپس ندهد، متصرف عدواني محسوب مي‌گردد. بنابراين در اين مورد مي‌توان دعوي رفع تصرف عدواني را مطرح نمود و از مزاياي اين دعوي كه خارج از نوبت و بدون رعايت تشريفات آيين دادرسي رسيدگي مي‌گردد، استفاده كرد.
با توجه به مطالب عنوان شده نبايد تصور كرد كه اظهار نامه فقط به منظور مطالبه حق تنظيم مي‌گردد بلكه هر شخصي مي‌تواند هر نوع اظهاري كه راجع به معاملات، تعهدات يا روابط ديگر خود با طرف مقابل دارد را از طريق رسمي يعني با تنظيم و ارسال اظهار نامه به طرف خود اطلاع دهد. ذكر اين نكته نيز ضروري به نظر مي‌رسد كه در تنظيم اظهار نامه نمي‌توان خارج از نزاكت و اخلاق عمل نمود و از الفاظ ركيك و مستهجن استفاده كرد. چون مراجع قضايي (دفاتر دادگاه‌ها و ادارات ثبت اسناد) از ابلاغ اظهار نامه‌هايي كه خارج از نزاكت مي‌باشد خودداري مي‌نمايند.
نحوه تنظيم اظهار نامه
اوراق اظهار نامه در محل فروش تمبر و اوراق قضايي در مجتمع‌هاي قضايي در اختيار مراجعين گذاشته مي‌شود. در صورتي كه بخواهيم براي يك نفر اظهار نامه بنويسيم، مي‌بايست مطالب خود را در سه نسخه تنظيم نماييم (براي هر نفر اضافي هم مي‌بايد يك نسخه اصلي تنظيم گردد).
پس از تهيه برگ اظهارنامه، بايستي مطالب خود را در ستون خلاصه اظهارات بنويسيم. در نوشتن اين مطالب بايستي كمال دقت را داشته باشيم چون هر مطلبي كه قيد مي‌كنيم، از آنجايي كه در نهايت ذيل آن را امضا خواهيم كرد، تحت شرايطي اقرار محسوب مي‌گردد و ممكن است در دعوي طرف مقابل از آن بر عليه خودمان استفاده كند. از طرف ديگر در برخي از موارد بايستي از ارسال اظهارنامه جلوگيري نماييم چون در نتيجه اين كار طرف دعوا هوشيار مي‌گردد و اقدام به انجام عملياتي مي‌كند كه موجب از بين رفتن حقوق ادعايي خواهد شد. مثلاً اگر بخواهيم اموال بدهكار را از جهت اينكه بدهي خود را پرداخت نمي‌نمايد توقيف كنيم، با ارسال اظهار نامه، بدهكار از احتمال توقيف اموال خود آگاه مي‌شود و اقدام به فروش، انتقال و مخفي نمودن اموال خود مي‌نمايد.
نكته ديگري كه در تنظيم اظهار نامه بايد به آن توجه نمود، اين است كه از نسبت دادن جرم به طرف مقابل يا نوشتن اكاذيب خودداري نماييم چون ممكن است تحت شرايطي به عنوان مفتري يا كسي كه اقدام به نشر اكاذيب نموده است از سوي طرف مقابل تحت تعقيب كيفري قرار بگيريم.
گاهي اوقات همراه با اظهار نامه مي‌خواهيم سند يا مال يا وجهي را به طرف مقابل تسليم نماييم كه در اين صورت آن سند يا مال يا وجه را به مرجعي كه اظهارنامه را براي ابلاغ به آن تسليم مي‌نمايم تحويل مي‌دهيم تا تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گيرد كه در اين صورت اگر امكان تحويل آن همراه با اظهار نامه به طرف مقابل باشد، به ضميمه اظهار نامه تحويل وي داده مي‌شود در غير اين صورت به طرف مقابل ابلاغ مي‌گردد كه براي تحويل گرفتن آن به مرجع مزبور مراجعه نمايد. اما اگر ضمن قرار داد متعهد شده باشيم كه اين اقدام (تحويل دادن موارد مذكور) در محل و ترتيب ديگري صورت پذيرد، مي‌بايست بر اساس قرار داد اقدام نماييم.
نمونه چند اظهار نامه در ذيل آورده شده است.
برگ اظهار نامه مربوط تخليه و تحويل آپارتمان
مشخصات و اقامت موضوع اظهار نامه مشخصات و اقامتگاه
اظهار كننده مخاطب
نام و نام خانوادگي اعلام مراتب ذيل نام و نشاني سرايدار
نشاني و شماره تلفن
خلاصه اظهارات خلاصه جواب
مخاطب محترم جناب آقاي …………
احتراماً مستند به ماده 156 قانون جديد آيين دادرسي مدني مراتب ذيل را رسماً به شما اعلام مي‌نمايم.
نظر به اينكه جنابعالي طي قرار داد تنظيمي مورخه ………………. به مدت يك سال به عنوان سرايدار آپارتمان …………………… در آن محل مشغول به كار بوده‌ايد با پايان يافتن مدت قرار داد به شما اعلام مي‌گردد كه ظرف مدت 10 روز نسبت به تخليه و تحويل آپارتمان اقدام نماييد در غير اين صورت اقدامات قانوني بر عليه شما صورت خواهد گرفت.
بنا به مراتب مقتضي است هر پاسخي داريد در ستون مقابل مرقوم فرماييد.
نام و نام خانوادگي اظهار كننده
امضاء
نمونه اظهار نامه در خصوص دعوت به دفترخانه و تنظيم سند رسمي
مشخصات و اقامت موضوع اظهار نامه مشخصات و اقامتگاه
اظهار كننده مخاطب
نام و نام خانوادگي اعلام مراتب ذيل كساني كه اظهار نامه بايد
و شماره تلفن براي آنها ارسال شود.
خلاصه اظهارات خلاصه جواب
مخاطب محترم جناب آقاي …………
احتراماً نظر به اينكه جنابعالي موضوع پلاك …… فرعي از ….. اصلي را بر اساس مبايعه نامه عادي مورخ ………. به اينجانب فروخته‌ايد و متعهد شد‌ه‌ايد كه در تاريخ ………….. جهت تنظيم سند رسمي در دفترخانه اسناد رسمي شماره ………. حاضر شويد ولي در موعد مقرر از حضور امتناع نموده‌ايد بدين وسيله به شما اخطار مي‌گردد در مورخه ………. در دفترخانه شماره ……………. جهت تنظيم سند رسمي حاضر شويد، در غير اين صورت اقدامات قانوني بر عليه شما صورت مي‌گيرد.
با تقديم احترام
نام و نام خانوادگي خريدار
امضاء و تاريخ
نمونه اظهار نامه در خصوص فسخ اجاره نامه
مشخصات و اقامت موضوع اظهار نامه مشخصات و اقامتگاه
اظهار كننده مخاطب
نام و نام خانوادگي اعلام مراتب ذيل نام و نام خانوادگي
يا كسي كه مستحق دريافت مستاجر يا قائم مقام
اجاره بها مي‌باشد وي
خلاصه اظهارات خلاصه جواب
مخاطب محترم جناب آقاي …………
احتراماً به استحضار مي‌رساند، نظر به اينكه طبق عقد اجاره مورخه …… جنابعالي بايستي ظرف مدت 10 روز از پايان هر ماه مبلغ ………. از بابت اجاره بها پرداخت نماييد ولي نسبت به پرداخت اجاره بهاي آبان ماه اقدامي انجام نداده‌ايد، لذا از تاريخ ابلاغ اين اظهار نامه مدت 10 روز به شما مهلت داده مي‌شود نسبت به پرداخت اجاره بهاي تعويقي اقدام فرماييد در غير اين صورت با توجه به شرط مندرح در قرار داد، اجاره فسخ و اقدامات قانوني عليه شما صورت خواهد گرفت.
نام و نام خانوادگي موجر
امضاء و تاريخ
مراحل ارسال اظهار نامه :
پس از تنظيم اظهار نامه، مبلغ 1000 ريال تمبر بر روي آن الصاق و آن را براي ابلاغ به مخاطب به دفتر دادگاه يا اداره ثبت اسناد محل تسليم مي‌نماييم. (در واقع در مجتمع‌هاي قضايي اظهار نامه‌ها براي ابلاغ به دفتر مجتمع قضايي تحويل مي‌گردند و 20 روز بعد جهت اخذ نتيجه، به همان جا مراجعه مي‌شود در اداره ثبت اسناد نيز دبيرخانه‌ي آن اداره يا محل خاصي در سيستم تقسيم بندي كاري متصدي اين امر است)
در صورتي كه در اين محل‌ها، دايره اظهار نامه وجود داشته باشد، به اين محل مراجعه مي‌نماييم. پس از تحويل اظهار نامه در سه نسخه به مرجع فوق الذكر، ابلاغ اظهار نامه از طريق اداره ابلاغ مرجع قضايي مورد نظر صورت مي‌گيرد به اين ترتيب كه يك نسخه از آن به مخاطب اظهار نامه تحويل مي‌شود و در نسخه‌هاي ديگر چگونگي ابلاغ اظهارنامه‌ها و پاسخ مخاطب (در صورتي كه وي به اظهار نامه پاسخ داده باشد)، به صورت كتبي قيد مي‌گردد و در نهايت نسخه‌هاي مزبور به آن مرجع مزبور اعاده مي‌گردد. بنابراين پس از يك هفته تا 20 روز از تاريخ تحويل اظهار نامه مي‌بايست به آن مرجع مراجعه و يك نسخه از اظهار نامه را دريافت نمود. نسخه ديگر نيز در دفتر اظهار نامه بايگاني مي‌گردد.
پاسخ اظهار نامه
زماني كه اظهار نامه‌اي براي ما ارسال مي‌گردد، حتماً لازم نيست بلافاصله به آن پاسخ دهيم چون امكان دارد به علت سرعت در پاسخ دهي، در پاسخ خود مواردي را ناشيانه ذكر كنيم كه در اقامه دعوي از سوي طرف مقابل بر عليه خودمان مورد استفاده قرار گيرد بنابراين شايسته است كه مأمور ابلاغ را در انتظار نگذاشته و در فرصتي مناسب در يك اظهار نامه ديگر با طي مراحلي كه گفته شد پاسخ دقيق خود را تنظيم كنيم و به اظهار كننده اظهارنامه اطلاع دهيم.
