نکاتی که در تنظیم هر قرارداد به صورت کلی مورد نیاز است
تنظیم هر قرارداد
1. مطابق نظم عمومی بودن تمام قراردادها
در ابتدا نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که قرارداد ها یا به صورت معین هستند و یا نامعین، قراردادهای معین قراردادهایی است که قانون ضوابط و مقررات آن را پیش بینی نموده است ولی قرارداد های غیر معین قراردادهایی هستند که در قانون، نامی از آنها برده نشده است.
ولی بر اساس ماده ۱۰ قانون مدنی طرفین می توانند آنها را منعقد کنند به این صورت که با توافقاتی که بین طرفین صورت می‌پذیرد، مفاد قرارداد شکل می گیرد ولی باید توجه داشت که مفاد قرارداد نباید برخلاف نظم عمومی باشد.
با توجه به این توضیحات باید گفت که طرفین می‌توانند هر نوع قراردادی را بین خود منعقد کنند و لازم نیست ضرورتاً قرارداد منعقده بین آنها از قرارداد های تعیین شده در قانون باشد، البته اشخاص باید در تنظیم قراردادهای غیر معین، نظم عمومی را رعایت نمایند و در غیر اینصورت قرارداد منعقده بین آنها، بی تاثیر خواهد بود.
۲. عدم توافق خلاف قواعد آمره
در قوانین، دو دسته از مقررات موجود است.
به دسته اول از قوانین قوانین آمره گفته می شود که این دسته از قوانین غیر قابل تغییر می باشند و طرفین نمی‌توانند با توافقاتی که بین خود صورت می گیرد، آنها را تغییر دهند.
مثلاً یکی از قوانین آمره این است که طرفین یک قرارداد باید اهلیت داشته باشند یعنی عاقل بالغ و رشید باشند، حال طرفین نمی توانند با توافق خود چنین چیزی را تغییر داده و با شخصی که فاقد عقل است قرارداد منعقد نمایند؛ چرا که این ماده از قانون از قوانین آمره است.
دسته دوم از مقررات قوانین تکمیلی می باشند که طرفین می توانند با توافقاتی که بین خود و طرف مقابل خود وجود دارد این دسته از مقررات را تغییر دهند. با این توضیحات در تنظیم قراردادهای خود توجه کنید که مقرراتی که با توافق قصد تغییر دادن آن را دارید از قوانین آمره است یا تکمیلی.
۳. ذکر تاریخ و شماره قرارداد
در قراردادهایی که منعقد می کنید حتماً تاریخ و شماره قرارداد را قید نمایید شاید در نگاه اول این موضوع بی اهمیت جلوه کند ولی باید بدانید که وجود تاریخ در قرارداد ها بسیار مهم است مثلاً ممکن است شخصی که با او قرارداد منعقد می کنید.
پس از زمان انعقاد قرارداد مجنون شود و به موجب قانون شخص مجنون اهلیت انعقاد قرارداد را ندارد حال فرض کنید شخصی که قرارداد به ضرر وی است ادعا می کند که در لحظه انعقاد قرارداد طرف مقابل شما مجنون بوده است و بنابراین قرارداد باطل می باشد ولی اگر قرارداد شما دارای تاریخ باشد نمی‌توان به این موجب آن را باطل اعلام کرد زیرا تاریخ جنون پس از تاریخ انعقاد قرارداد بود و خللی به صحت قرارداد وارد نمی کند.
۴. تعاریف اصطلاحات تخصصی
توجه کنید در صورتی که قرارداد شما از جمله قراردادهای تخصصی مثل قراردادهای مربوط به پروژه های نفت و گاز می باشد مطمئناً، شامل کلماتی خواهد بود که عموم مردم متوجه آن نمی شوند در چنین مواردی بهتر است در قرارداد خود بندی را به نام تعاریف اضافه کنید و در این بند، واژه های تخصصی را تعریف نمایید و موضوعات کلیدی را مورد اشاره قرار دهید.
۵. تعیین نام و عنوان
هر قراردادی که بین طرفین منعقد می گردد نیازمند یک نام و عنوان است به این معنا که شما در زمان انعقاد قرارداد حتماً باید تعیین نمایید که نام قرارداد منعقده بین شما و طرف مقابل چیست آیا قرارداد بیع است یا وکالت یا اجاره و…
این موضوع اهمیت زیادی دارد چرا که با تعیین عنوان و نام برای قرارداد، قوانین و مقررات موجود در در خصوص آن عقد، بر قرارداد شما جاری خواهد بود مگر اینکه ثابت نماید از انعقاد قرارداد قصد دیگری را داشته اید و به اشتباه نام دیگری برای آن انتخاب نموده اید، در این حالت قرار داد شما تابع قصد شما خواهد بود.
مثلا اگر شما برای فروش خانه پدری خود به برادرتان وکالت می دهید ولی به اشتباه نام مبایعه نامه بر چنین قراردادی قرار میدهید، قرارداد منعقده بین شما در صورتی که ثابت کنید قصد بیع نداشته اید وکالت در فروش خواهد بود نه بیع.
۶. تعیین دقیق طرفین قرارداد
نکته بعدی تعیین طرفین قرارداد است. باید توجه داشته باشید که در هر قرارداد باید طرفین آن را به صورت کامل و واضح تعیین نمایید قرارداد حداقل بین دو نفر تشکیل می شود و فرض انعقاد قرارداد یکجانبه غیر ممکن می باشد البته قرارداد می تواند بیش از دو طرف هم داشته باشد به هر حال در قراردادهای خود حتماً طرفین آن قرارداد را تعیین کنید و به صورت کامل مشخصات مربوط به طرفین را در قرارداد ذکر کنید مشخصاتی از جمله نام و نام خانوادگی نشانی و محل اقامت و…
۷. تعیین سمت افراد
علاوه بر این که طرفین قرارداد را تعیین نمودید و مشخصات آنها را در قرارداد ذکر کردید باید سمت آنها را نیز در قرارداد مورد اشاره قرار دهید چرا که یک قرارداد ممکن است از طرف شخص اصیل، یعنی شخصی که قرارداد برای او منعقد می گردد و یا از جانب نماینده وی منعقد گردد.
بنابراین در هر قرارداد باید تعیین کنید که قرارداد را شخص با چه سمتی منعقد می کند. مثلاً باید بنویسید طرف اول خانم… با نمایندگی آقای…
۸. ذکر نام ضامن در قرارداد
در برخی از قراردادها ممکن است افرادی به عنوان ضامن در قرارداد وجود داشته باشند که در این صورت باید نام ضامن این قرارداد در آن به صورت دقیق و کامل ذکر گردد و مشخصات آنها در قرارداد مورد اشاره قرار گیرد.
۹. ذکر تضمینات داده شده
علاوه بر وجود ضامن در قرارداد ممکن است تضمیناتی از طرفین قرارداد اخذ شده باشد مثلاً در اکثر قراردادهای کاری از کارمند و یا کارگر سفته هایی را بابت استخدام اخذ می نمایند که در این صورت باید مشخصات سفته و یا سایر اسناد تجاری که به عنوان تضمین اخذ گردیده در قرارداد ذکر گردد.
۱۰. ذکر عبارت تضمین بابت حسن انجام کار
توجه داشته باشید در صورتی که در یک قرارداد، سند تجاری را به عنوان حسن انجام کار برای تضمین به طرف مقابل میدهید، حتماً در آن سند تجاری شماره قرارداد را ذکر نمایید همچنین در سند قید نمایید که این تضمین بابت حسن اجرای قرارداد به طرف مقابل واگذار گردیده است و غیر قابل انتقال به اشخاص ثالث می باشد.
۱۱. تعیین موضوع قرارداد
نکته بعد در تنظیم قرارداد تعیین موضوع قرارداد است به این معنا که باید موضوعی را به منظور آن قرارداد منعقد گردیده است در قرارداد تعیین شود. مثلاً در مثال مورد اول باید تعیین گردد که قرارداد به جهت وکالت داشتن برادر برای فروش خانه پدری میباشد.
۱۲. تعیین مدت قرارداد
در قراردادهای خود، مدت قرارداد را ذکر نمایید. و تعیین نمایید که مدت این قرارداد چه میزان است و از چه زمانی شروع میشود و چه زمانی خاتمه می یابد مثلاً در مثالی که قبلاً ذکر کردیم و موضوع آن اعطای وکالت در فروش به برادر بود حتماً باید تعیین شود که این قرارداد از چه زمانی موثر است و جه زمانی خاتمه می یابد، البته اگر قرارداد فاقد تعیین زمان شروع باشد از زمان انعقاد قرارداد موثر خواهد بود.
مثلاً اگر قصد شخص اعطا کننده وکالت در فروش این باشد که قرارداد منعقده از یک ماه بعد موثر باشد ولی این موضوع در قرارداد ذکر نگردد؛ به محض انعقاد قرارداد، برادرش وکیل او در فروش خانه پدری خواهد بود.
برای تعیین مدت اعتبار قرارداد نیز می توانید به چند صورت اقدام کنید مثلاً می‌توانید مدت زمانی که قرارداد معتبر است را در قرارداد ذکر کنید و یا این که تاریخ خاتمه یافتن قرارداد را در آن بیاورید. توجه داشته باشید که در برخی از قراردادها مانند اجاره اشیا ذکر مدت شرط صحت عقد میباشد و در صورت تعیین نشدن مدت قرارداد منعقد شده اثری نخواهد داشت در چنین مواردی لازم است حتما این مدت قرارداد را ذکر کنید.
۱۳. تعیین مبلغ قرارداد
یکی از مهمترین مواردی که باید در قرارداد تعیین کنید مبلغ قرارداد است که این موضوع باید به صورت کامل و دقیق در قرارداد ذکر گردد. البته گاهی ممکن است در ابتدای عقد نتوان مبلغ را به درستی تعیین کرد که در این حالت تعیین مبلغ به صورت برآورد خواهد بود و در انتهای کار مبلغ نهایی معین خواهد شد که در این موارد لازم است در عقد چنین موضوعی را ذکر کنید.
۱۴. تعیین زمان پرداخت مبلغ قرارداد
علاوه بر تعیین مبلغ قرارداد باید زمان پرداخت را نیز مشخص نمایید تا با طرف دیگر قرارداد دچار مشکل نگردید.
۱۵. مشخص نمودن تعهدات طرفین
یکی از مهمترین مواردی که در هر قراردادی لازم است ذکر گردد، اشاره به تعهداتی است که طرفین در آن قرارداد بر عهده می‌گیرند. با انعقاد قرارداد طرفین تعهداتی را بر عهده می گیرند و موظف هستند تا آنها را انجام دهند بنابراین باید هر یک از تعهدات طرفین به صورت دقیق و کامل در قرارداد ذکر شود.
۱۶. ضمانت اجرای تخلف از تعهدات طرفین
علاوه بر تعیین نمودن تعهدات و تکالیف هر یک از طرفین در قرارداد، باید ضمانت اجراهایی را نیز برای تخلف از این تعهدات در قرارداد تعیین نمود باید توجه کنید که ضمانت اجراهایی که تعیین کنید که جزئی باشند تا در صورت تخلف از هر یک از تعهدات ضمانت اجرای مورد نظر بر آن جاری گردد.
در صورتی که قراردادی فاقد ضمانت اجرا باشد، تعیین نمودن تعهد برای هر یک از طرفین کاری بیهوده و عبث خواهد بود چرا که ضمانت اجرا نوعی فشار بر طرفین قرارداد بابت عمل نمودن به تعهداتشان است.
۱۷. به کار بردن کلمات صریح
باید توجه داشته باشید که در قراردادهای خود تا می توانید از به کار بردن کلمات مبهم که تفاسیر متفاوتی می توان از آن ها نمود دوری کنید زیرا به کار بردن این دسته از کلمات هم باعث به اشتباه افتادن شما و طرف مقابل تان می گردد و هم اگر در آینده بین شما اختلافی حاصل شود و موضوع اختلاف را به قاضی ارجاع دهید او در مقام رفع اختلاف باید قرارداد را تفسیر کند که تفسیر وی ممکن است واقعاً منظور و قصد اصلی شما نبوده باشد.
بنابراین باید در قراردادهایی که منعقد می کنید از کلمات روشن، واضح و صریح استفاده کنید. همچنین اگر قراردادی که قصد انعقاد آن را دارید از قبل نوشته شده باشد و شما به عنوان طرف مقابل باید آن را امضا نمایید در این موارد باید دقت کنید که آن قرارداد دارای کلمات مبهم نباشد چرا که طرف مقابل ممکن است آن کلمه را به صورت عمدی در قرارداد درج کرده باشد تا در صورت بروز اختلاف بین خود و شما بتواند آن را به نفع خود تفسیر کند.
۱۸. تعیین شروط مورد نظر خود
می‌توانید در قراردادهای خود، شروطی را برای اجرای موضوع قرارداد تعیین کنید مثلاً تعیین شرایط کلی اجرای یک قرارداد همکاری.
۱۹. گنجاندن شرایط ضمن عقد
مورد قبل در خصوص تعیین شرایطی برای تسهیل نمودن اجرای موضوع قرارداد بود که علاوه بر این شرایط میتوان شرایطی را نیز به عنوان شرایط ضمن عقد در قرارداد گنجاند که در این قسمت می توانید هر یکی از شروط صحیح که عبارتند از شرط صفت یا شرط فعل و یا شرط نتیجه را در قرارداد خود بگنجانید.
البته لازم به ذکر است که وجود شرایط ضمن عقد لازمه تشکیل قرارداد نیست بلکه میتوان در صورت موافقت طرف مقابل، چنین بندی را به قرارداد اضافه نمود. مثلاً در قرارداد فروش یک باب خانه میتوان در صورت موافقت طرف مقابل شرط نمود که فروشنده باید وکالت خریدار را در دعوایی که با برادرش دارد انجام دهد.
۲۰. مشخص نمودن تعداد صفحات موجود
لازم است در قراردادهای خود تعداد صفحات قرارداد و تعداد مواد قرارداد و همچنین تعداد نسخه های قرارداد را ذکر نمایید که در این حالت اگر اختلافی ایجاد گردد و صفحات کم یا زیاد شود بتوانید به آن استناد کنید.
۲۱. مشخص نمودن پی.ست های قرارداد
در صورتی که قرارداد شما دارای زمان و پیوسته هایی است که باید توجه کنید که در متن اصلی قرارداد به وجود این پیوست ها اشاره نمایید و در خود این پیوست ها نیز به قرارداد و شماره آن اشاره کنید و همچنین پیوست های موجود را مانند متن اصلی قرارداد امضا نمایید.
۲۲. رعایت علائم نگارشی
نکته بسیار مهم و در عین حال ساده، رعایت موارد نگارشی و املایی در قرارداد می باشد باید توجه داشته باشید که علائم نگارشی را در قرارداد به صورت صحیح به کار ببرید. این علامت های نگارشی که مهمترین آنها ویرگول می باشد میتواند در صورت به کار بردن اشتباه منجر به تفاسیر اشتباه از قرارداد گردد. بنابراین رعایت نکات نگارشی و املایی سبب میشود تا از قرارداد منعقد شده سوء استفاده ای نگردد.
۲۳. عجله نکردن و خواندن دقیق متن
پس از اینکه توافقات اولیه بین شما و طرف مقابلتان در خصوص انعقاد قرارداد پایان پذیرفت و پیش‌نویس قرارداد نگاشته شد هیچگاه برای امضای قرارداد عجله نکنید و سعی کنید پیش نویس را به دقت خوانده و مواردی که با آنها مخالف هستید و یا از نظر شما دارای ایراد می باشد به عنوان موارد اصلاحی ذکر کنید و مواردی را که طرف مقابل تان به عنوان موارد اصلاحی ذکر می‌نماید مجدداً مورد بررسی قرار داده و سپس قرارداد را نهایی کنید.
۲۴. بودن نسخه متحدالشکل در دست افراد
در مرحله نگاشتن متن قرارداد توجه داشته باشید که حتماً متن قرارداد را تایپ نمایید تا نسخه موجود در دست شما متحدالشکل با نسخه موجود در طرف مقابل تان باشد. در صورتی که متن قرارداد شما چاپی نیست و به صورت دست نویس میباشد باید همواره توجه داشته باشید تا از خط خوردگی و یا پررنگ کردن برخی کلمات و اعداد و همچنین ایجاد فاصله بین کلمات جداً خودداری کنید چرا که در صورت وجود فاصله بین کلمات امکان جعل زیاد می شود.
۲۵. امضا تمامی صفحات قرارداد
پس از تهیه متن اصلی قرارداد توجه داشته باشید که صرفاً نباید صفحه آخر آن را امضا نماید بلکه باید تمامی صفحات قرارداد را امضا کنید و از طرف مقابل نیز بخواهید تمامی صفحات قرارداد را امضا نموده و ذیل آن امضا نام خود و تاریخ آن روز و در صورت امکان اثر انگشت خود را نیز درج نماید.
نکته لازم به ذکر در این قسمت این است که در صورت امکان از طرف مقابل بخواهید تا هر صفحات قرارداد را دو بار امضا نماید چرا که در این حالت اگر از امضای اصلی خود استفاده نکرده باشد این موضوع محرز می گردد.
در صورتی که برخی از نسخه های قرارداد شما از کاربن استفاده شده است باید توجه داشته باشید که نسخه کاربنی را به صورت جدا امضا بزنید چرا که به اعتقاد برخی نسخه‌های کاربنی اصل نیستند.
