طرح مركزاسناد راكد كل كشور

طرح مركزاسنا راكد كل كشور

نادعلي صادقيان

اهميت ارتباطات و اطلاع رساني در دنياي كنوني موجب گرديده تا ضرورت آرشيوها و سيستمهاي نگهداري اسناد و سوابق مكتوب بيش از پيش آشكارتر گردد و غناي آرشيوها بيانگر اهميت تاريخي و هويت فرهنگي، سياسي اقتصادي كشور و يا منطقه مي‌باشد.

اگر بخواهيم مركز اسناد راكد كشور را به معناي واقعي آن داشته باشيم لازم است :

1.در ساختار سازماني كليه دستگاهها واحدي تحت عنوان مديريت اسناد ايجاد و سازمان مديريت و برنامه ريزي دستگاهها را موظف به اجراي قانون ، مقررات و دستورالعملهاي سازمان اسناد ملي ايران از طريق واحد مذكور نمايد .

2.در مرحلة ايجاد سند ضروري است كه دستگاهها از پوشة ملي استفاده نمايند و از استانداردهايي كه سازمان در اين خصوص تعيين مي نمايد ، پيروي نمايند .

3.سازمان با همكاري دستگاهها براي كليه اسناد مدت تگهداري تعيين نمايد .

4.در نظر گرفتن فضايي مناسب در كنار آرشيو ملي براي نگهداري انواع اسناد راكد دستگاهها كه از تجهيزات كامل آرشيوي برخوردار و استاندارد لازم را داشته باشد .    (50 هزار متر مربع زمين كه در آن 10 مخزن 2500 متري و سالنها و اطاقهاي كارمندي و تاسيساتي ساخته شود ) .

5.فراهم كردن تجهيزات ضد عفوني و گردگيري در مركز اسناد .

6.جذب نيروي كارشناسي كافي در رشته هاي مربوط ( حداقل 50 نفر ) .

7.فراهم كردن تجهيزات لازم جهت ساماندهي و جفظ و نگهداري انواع اسناد راكد ( در مرحلة اول 50 كيلومتر قفسه بندي و تجهيزات جانبي مربوط )

8.در نظر گرفتن فاكتور هاي امنيتي و حفاظتي براي محل مركز اسناد راكد .

9.تجهيز مخازن به سيستمهاي تهويه ، هواساز ، اطفاء حريق ، كنترل ورود و خروج .

  1. ايجاد مركز اسناد در آرشيوهاي منطقه اي و استاني .

در صورت تحقق بندهاي فوق كلية امور مربوط به مديريت اسناد  Records management  در مركز اسناد راكد كشور كه سطح تشكيلاتي آن كمتر از يك معاونت نخواهد بود به شرح زير انجام مي گيرد .

1.نظارت بر چرخة ايجاد اسناد در دستگاهها .

2.ارائه راهنماييهاي لازم به دستگاهها در زمينه ايجاد پوشه ملي .

3.تعيين مدت نگهداري براي كليه اسناد و اوراق دستگاهها از طريق شوراي سازمان .

4.انجام هماهنگيهاي لازم براي انتقال اسنادي كه ارزش اوليه آنها در دستگاهها به پايان رسيده است .

5.نظارت بر امحاي اوراق زائد و جداول زماني مربوط .

6.ارزشيابي ، فهرست نويسي و طبقه بندي اسناد .

7.كدگزاري و حفظ و نگهداري اسناد و پرونده هاي راكد دستگاهها و ساماندهي آنها

8.ضدعفوني و گردگيري اسناد انتقالي .

9.تفكيك و گزينش اسناد واجد ارزش دائمي و ارسال آنها به آرشيو ملي .

  1. تهيه فهرستهاي بازيابي ، ثبت و شناسايي اسناد .
  2. ارزشيابي ثانويه اسناد و نظارت بر امحاي اوراق زائد .
  3. تهيه برنامه هاي لازم در زمينه حفظ اسناد از خطرات احتمالي و مقابله با حوادث غير مترقبه .
  4. . مكانيزه نمودن اطلاعات كليه اسناد انتقالي .
  5. سرويس دهي به دستگاههاي صاحب سند .

اما در شرايط كنوني كه آرشيو ملي ايران در حد يك معاونت در سازمان اسناد و كتابخانه ملي انجام وظيفه مي كند و عملا بخشهايي از وظايف مركز اسناد تفكيك و به مديريتهاي ديگر از جمله ارزشيابي و طبقه بندي محول شده يا به نوعي كار تخصصي تر شده است شايد طرح مركز اسناد راكد كشور با وظايف اصلي آن در سطح يك معاونت سازمان در شرايط كنوني منطقي بنظر نرسد اما نبايد از تقويت مركز اسناد يا مديريت اسناد پيش آرشيوي در ساختار فعلي غافل بمانيم چرا كه انجام وظايف موضوع بندهاي 7، 8 ، 9 ، 10 ، 11 ، 12 ،13 ، 14 فوق الذكر نيازمند نيروي كارشناسي كافي و تجهيزات استاندارد آرشيوي لازم و توجه مسئولين سازمان مي باشد .از طرفي ضروري است براي رفع مشكلات و مسائل موجود در زمينه هاي ارزشيابي ، نقل و انتقال اسناد ، امحاي اوراق زائد و مديريت اسناد كشور بطور كلي قدمهايي برداشته شود .

از آنجا كه به انحاء مختلف نظارت سازمان بر چرخة ايجاد سند از توليد تا امحاي اوراق زائد و انتقال اسناد واجد ارزش كمرنگ مي باشد و هميشه مشكلاتي گريبانگير سازمان بوده است و تأثير آن در عملكرد كليه واحدهاي سازمان قابل مشاهده مي باشد مانند انتقال اسناد فاقد ارزش و شناسايي نشده به سازمان يا امحاي اوراق توسط برخي از دستگاهها بدون اطلاع سازمان و همچنين حفظ و نگهداري بسياري از اسناد واجد ارزش در دسگاهها كه ارزش اوليه آن سالهاست به پايان رسيده كه نه تنها از ماهيت آنها به آرشيو ملي اطلاع نمي دهند بلكه تأكيد بر نگهداري آنها دارند .

     در حقيقت پنجاه درصد معضلات كنوني آرشيو ملي ايران به نبود مديريت اسناد در دستگاهها مربوط مي شود چرا كه سيستمهاي منظمي در ايجاد اسناد و بايگاني پرونده هاي دستگاهها وجود ندارد ( وجود موضوعات مختلف در يك پرونده ) و استانداردي رعايت نمي شود همچنين پوشه ملي نيز جايگاه خودش را پيدا نكرده است و به قول معروف آب از        سرچشمه گل آلود است و اين آلودگي بتدريج به واحدهاي سازماني آرشيو ملي نفوذ مي نمايد.

عليهذا با در نظر گرفتن شرايط موجود توليد اسناد در دستگاهها و ساختار كنوني آرشيو ملي ، براي رفع اين معضل پيشنهاد مي شود :

1.سالني تحت عنوان سالن ارزشيابي اسناد در ساختمان گنجينه مشخص يا در كنار گنجينه ساخته و در اختيار مديريت ارزشيابي قرار داده شود . ( در نهايت ساخت سالن مقرون به صرفه تر از اجاره خواهد بود ) .

2.حداقل دو نفر آرشيويست متخصص و با تجربه به اعضاي شوراي سازمان اضافه شود .

3.بخش هماهنگي در مديريت ارزشيابي تقويت و به امور : تهيه و ابلاغ      دستور العملهاي لازم در زمينه ارزشيابي اوليه اسناد ، پيگيري ايجاد پوشه ملي در دستگاهها ، پيگيري اجراي امور مديريت اسناد و نظارتهاي سازمان در كليه مراحل چرخة ايجاد سند و انجام هماهنگيهاي لازم در زمينه نقل و انتقال اسناد ، بپردازد .

4.از آنجا كه مسئوليت تطبيق اوراق امحايي با رديفهاي مصوب شورا به عهده دستگاه مي باشد لذا براي اعمال نظارت بيشتر سازمان بر امحاي اوراق زائد و انتقال اسناد واجد ارزش لازم است كه گروههاي كارشناسي مجرب ارزشيابي در اجراي دستورالعملهاي مربوط ارزشيابي اوليه را انجام داده و براي اوراق موضوع جداول زماني عمومي و اختصاصي مانند دفاتر انديكاتور ، قبوض آب و برق ، قبوض پستي و … كه امحايي بودن آنها صد در صد مي باشد با تهيه صورتجلسات مربوط به يكي از كارخانه هاي مقوا سازي مورد اعتماد سازمان ارسال نمايند .

5.در مورد اسناد و اوراقي كه ارزشيابي انها نياز به بررسي و صرف وقت كارشناسي بيشتر دارد لازم است كه با تهيه صورتجلسات كلي از دستگاه صاحب سند خواسته شود كه اسناد مذكور را بسته بندي و به سالن ارزشيابي اسناد سازمان ارسال نمايند . در آنجا كارشناسان با فراغ بال و دقت تمام نسبت به ارزشيابي ، تفكيك و تهيه فهرست انتقال اقدام مي نمايند . كه در نهايت اسناد واجد ارزش به همراه فهرستهاي انتقال به مديريت اسناد پيش ارشيوي تحويل مي شود . از طرفي بخش عمده اوراق امحايي با نظارت سازمان امحاء خواهد شد .

6.اين طرح در تهران و استانهاي همجوار كه هنوز نمايندگي ايجاد نشده است به مركزيت تهران انجام هواهد شد ازطرفي در آرشيوهاي منطقه اي و استاني نيز مورد عمل قرار خواهد گرفت .

مزاياي اين طرح :

  1. دقت در امر ارزشيابي به نحو چشمگيري بالا مي رود .
  2. از انتقال اوراق فاقد ارزش به همراه اسناد انتقالي به سازمان جلوگيري مي شود.
  3. جلوگيري از حفظ بخش عمده اي از اسناد واجد ارزش در دستگاهها كه خود از ماهيت آنها بي خبرند چرا كه پس از ديدن برخي عناوين اسناد در فرمهاي انتقال به انحاء مختلف از ارسال آنها به سازمان جلوگيري مي نمايند .
  4. بخش عمده اي از اوراق امحايي با نظارت مستقيم سازمان امحاء مي شود .
  5. جلوگيري از مراجعات مكرر كارشناسان به دستگاهها خصوصأ استانها .
  6. حفظ وجهة كارشناسي آرشيو در دستگاهها .
  7. جلوگيري از دوباره كاري در امر فهرست نويسي در واحدهاي پيش آرشيوي و طبقه بندي به صورتي كه عنوان ، تعداد و تاريخ دقيق پروند ها ثبت شود و واحدهاي مذكور بتوانند به وظايف تخصصي تر خود بپردازند .

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.