نگاهي به عوامل موثر در بروز تخلفات اداري كاركنان

 ‌ نگاهي به عوامل موثردربروزتخلفات اداري كاركنان

نادعلي صادقيان[1]

چكيده  

 تشکیلات اداری نا کارآمد ، جانبداري ومنفي نگري در ارزيابيها، اعمال‌ تبعيض‌ در اجراي‌ مقررات‌، تقسيم‌ كار ناعادلانه ، پیچیدگی قوانین ، مقررات و تعدد بخشنا مه ها و دستورالعملهای اداری ، فقدان‌ نظام‌ شايسته‌ سالاري‌، درآمد پائین كاركنان ، عدم توجه به مشكلات آنان، سستي پايه هاي اخلاقي اندكي ازكاركنان و مدیران ، عدم دقت لازم در پذیرش اولیه افراد در سازمان،  فقدان شایسته سالاری و وجود تبعیض  در زمینه ی استخدام و ارتقای افراد ، نا رسایی در نظام تشویق، تنبيه ونظارت و ارزشیابی و عوامل متعدد دیگر از جمله عوامل تسهیل کننده در بروزتخلفات اداري هسنتد.

   تخلفات اداري كاركنان  به عنوان يكي ازموانع اصلي توسعه وپيشرفت درهركشوربه شمارمي رود.

    اين نوشتار در صدد بررسي اجمالي عوامل موثردربروزتخلفات اداري كاركنان ، برمبناي تجربيات، منابع واسنادموجود است.

 مقدمه

 تخلفات اداری، مانند هر پدیده ي دیگری به عوامل و فرآیندهای پیچیده ي بسیاری بستگی دارد و طیف گسترده‌ای از مسایل روانی، اجتماعی، سیاسی و اقتصادی و عوامل فردی و گروهی را در بر می‌گیرد. همچنین مسایل حقوقی مانند انعطاف‌پذیری در قوانین و توصیه‌های آمرانه، دیدگاههای دیوان‌‌سالاری، نادیده گرفتن قوانین اداری، نبود شفافیت در وظایف و استانداردها، فقدان نظارت بر عملکردها، دستکاری در اسناد و مدارک نیز در این تعریف جمع می‌شوند. از سوی دیگر بی‌توجهی به شایستگی نیروی انسانی و باندبازی و گروه‌گرایی مدیران ارشد می‌تواند زمينه سازحس محق بودن و ضایع شدن حقوق کارمندان گرددو بذرانحراف وخلاف رادربرخي كاركنان بپاشد.

   تخلفات اداري يكي از بزرگ‌ترين مشكلات سازمانها و از  آفت‌هاي خطرناكي است. در امركاهش تخلفات باید بیشترین تمرکز نسبت به پیشگیری از تخلفات باشد؛ تا افراد اساساً در معرض آن قرار نگیرند یا در صورت مواجه با تخلف از آن پرهیز کنند. تجربه نشان داده است برخورد با آثار سوء تخلفات عليرغم هزينه و تلاش زيادي كه معمولاً براي اين امر انجام مي شود ،تاثير زيادي در كنترل اين پديده ندارد.

   از آنجائی که تخلفات یک پدیده پیچیده است و تحت تاثیر عوامل متعددی از جمله مسائل فرهنگی، شخصیتی، اداری، اقتصادی و اجتماعی رشد می کند .هر کشوری برای پیشگیری از تخلفات لازم است با شناخت از این عوامل و میزان تاثیرات هر کدام، الگویی بومی متناسب با شرایط آن جامعه را بکارگیرد.

   باید توجه داشت پیشگیری از تخلفات تنها درصورتی از جامعیت و اثربخشی لازم برخوردار خواهد بود که با مشارکت و همکاری و ایفای سهم و نقش همه بخش‌های مسئول صورت پذیرد. به عبارت دیگر مسئولیت پیشگیری از تخلفات منحصر به یک دستگاه نیست؛ بلکه یک وظیفه همگانی است، حتی اگر مسئولیت آن در قوانین برعهده ي یک واحد قرار گرفته باشد؛ یا در قوانین برای سایر دستگاهها در این ارتباط وظیفه ای به صراحت مشخص نشده باشد.

مفهوم تخلف

   واژه ي تخلف ازنظرلغوي به خلاف و بازپس ایستادن از وعده و عهد و امری،اطلاق شده است . ( دهخدا،علي اكبر،لغت نامه دهخدا،جلد13،انتشارات دانشگاه تهران،ص472-473)

   تخلف يا خلاف معمولا در گفتارونوشتار ، مترادف و مشابه هم بكار مي روند؛ ولي در مباحث مختلف حقوقي گاه معناي مغايري را دارند. به عنوان مثال در قانون مدني در بحث تعهد و خسارات ، تخلف به صورت مشابه به كار رفته و عدم انجام آن يا تاخير درانجام تعهد (مواد727-728آيين دادرسي مدني) وظهورخلاف آنچه كه شرط شده(ابن علي،1385،63) ياظهورخلاف آنچه كه توصيف شده، دانسته شده است.(قانون مدني ،مواد 235-444) ولي در حقوق اداري تخلف عبارت است ازارتكاب اعمال ورفتارنادرست مامور دولت وعدم رعايت نظم وانضباط و مقررات اداري در حين انجام وظيفه.(ماده2دستورالعمل رسيدگي به تخلفات اداري) به طور کلی هر نوع انحراف از شیوه های صحیح و قانونی انجام وظایف و استفاده نا مشروع از موقعیت شغلی را تخلف اداری گویند.

هيات عالي نظارت دردويست وچهلمين جلسه مورخ4/8/78درتعريف تخلفات اداري چنين بيان مي دارد:

” تخلف اداری عبارت است ازارتکاب اعمال ورفتارنادرست توسط مستخدم وعدم رعايت نظم وانضباط اداری که منحصر به موارد مذکوردرقانون رسیدگی به تخلفات اداری می باشد وبه دودسته قصوروتقصیر تقسیم می شود :الف ) قصور عبارت است ازکوتاهی غیرعمدی درانجام وظایف اداری محوله .ب ) تقصیر عبارت است ازنقض عمدی قوانین ومقررات مربوطه .(حقوق وتخلفات اداري ،ص25)تخلف انضباطي عبارت ازنقض مقررات صنفي توسط فردياافرادآن صنف مانندصنف قضات،كارشناسان دادگستري ووكلاء مي باشد.(جعفري لنگرودي،محمدجعفر ،ترمينولوژي حقوق،گنج دانش،1388،ص143)

 در حقوق جزا و در تقسيم بندي مجازاتها قبل ازسال 1362جرايم را بر حسب ميزان تجاوز و وقوع آن به جنايت و جنحه وخلاف تقسيم نموده بودند.

    قانونگذار تخلف  را نوعي از جرائم تلقی نموده و عمد و قصد مجرمانه را ركن خلاف ندانسته است . تخلف مي تواند با سو ء نيت يا بدون سوء نيت همراه بوده و يا صرفا از روي خطا و اشتباه باشد .

    مطابق قوانين و مقررات و آئين نامه هاي ثبتي نیز سوء نيت يا عنصر رواني لازمه مجازات نيست؛ بلكه صرف عمل نكردن به برخي از مقررات يا فراموش نمودن بعضي از مواد و تبصره هاي قانوني مي تواند موجب مجازات باشد. به عنوان مثال غيبت غير مجاز يا غير موجه تا سه روز و بيش از آن به ترتيب موجب جريمه نقدي تا يك ميليون ريال يا انفصال خدمت از سه تا شش ماه مي شود و در اين گونه تخلفات توجهي به سوء نيت ياقصد و عمد نشده است. ولي در ماده 22 قانون دفاتر اسناد رسمي، سردفتر زماني مسئول جبران خسارات وارده بر اشخاص ،شناخته شده كه از ناحيه وي قصوري سرزده باشد .

   بروزتخلف نقش مهمي در كاهش عملكرد سازمان ايفا مي كندومشروعيت دولتهارازيرسوال مي بردوازاعتبارجهاني آنها مي كاهد.(شكرالهي،1387، 17،18)

جايگاه نيروي انساني

 با توجه به رقابت شديد و تنگاتنگ در دنياي امروزي، به نظرمي رسد نيروي انساني مهمترين مزيت رقابتي براي هر سازمان محسوب مي شود؛ بنابراين مديران بايستي آگاه باشند كه چگونه با اين عامل استراتژيك برخورد كنند و استفاده ي هر چه موثرتر از اين مزيت رقابتي را بياموزند. در اين صورت سازمان يك قدرت و نيروي رقابتي قوي كسب خواهدكرد. امروزه بيش از هر زمان ديگري، ضرورت دارد تا سازمانها بتوانند از راه داراييهاي نامشهود خود مانند: استعداد، رهبري و نيروي انساني فعال ،ازديگران پيشي گيرند.

در ديدگاه سنتي سرمايه ها عبارت اند از:سرمايه هاي اقتصادي، فيزيکي و نيروي انساني که مهمترين نقش را ايفا مي كند. ولي امروزه سرمايه ها متعدد و گسترده شده اند و مواردي به آن اضافه گرديده است. تحقيقات نشان داده است که سرمايه انساني به عنوان مکملي براي ساير سرمايه هابوده و براي توسعه ي بيشتر و بهينه کردن ساير سرمايه ها نياز به اين منبع بيشتر از بقيه احساس مي شود. در حقيقت نياز به رقابت پذيري و ماهيت يک جامعه شبکه اي مستلزم ايجاد پويايي هاي اجتماعي است. (لاندمن ، 2004،ص41)
مديران و پژوهشگران منابع انساني بر اين اعتقاد خود كه كاركرد منابع انساني نقش مهمي در عملكرد سازمان ايفا مي كند، پافشاري دارند. در واقع بيشتر گزارشهاي سالانه شركتها بر اينكه كاركنان سازمان مهمترين دارايي آن هستند، تصريح مي كنندويكي ازمهمترين چالش هاي سازماني برقراري ارتباط بين منابع انساني ومنابع كسب وكارمي باشد.( شناسايي استراتژي هاي منابع انساني در بانك هاي كشور(دولتي و خصوصي) با استفاده از مدل ‏‎SRP‎‏/ليلا حاجي حسينلو؛ به راهنمايي: فرج اله رهنورد؛ استاد مشاور: مجيد كردرستمي. پايان نامه(كارشناسي ارشد)–موسسه عالي آموزش و پژوهش مديريت و برنامه ريزي، 1385ص1 )باوجود اين باورها و پندارهاي گسترده و اظهار نظرهاي متواتر، بسياري از تصميمات سازماني از اولويت نسبتاً پاييني در هر دو زمينه ي منابع انساني سازمان و اداره نيروي انساني حكايت مي كند.

كاركناني‌ كه‌ بتوانند توانمنديهاي‌ خود را در اختيار اهداف‌ سازمان‌ قرار دهند، محوري‌ترين‌ سرمايه‌ پايدار سازمانها محسوب‌ مي‌شوند. يكي‌ از عواملي‌ كه‌ توسعه‌يافتگي‌ نيروهاي‌ سازماني‌ را تحت‌ تاثير قرار مي‌دهد، وجود تخلفات‌ اداري‌ است‌ كه‌ به‌نحوي‌ بين‌ فرد و سازمان‌ ايجاد مشكل‌ مي‌كند. در اين‌ بين‌ عوامل‌ متعدد پنهان‌ و آشكار، درون‌ سازماني‌ و برون‌ سازماني‌ در شكل‌گيري‌ نطفه‌ تخلفات‌ موثرند. دراين زمينه مقامات كشوردرصددتقویت قانون مداري و حقوق شهروندي در دستگاه‌هاي اداري در راستای افزايش رضایتمندی مردم  نسبت به نظام اداري كشورمي باشند.

برخلاف نظراكثرمردم ،فسادوتخلف اداري تنهامختص كشورهاي درحال توسعه نمي باشد؛اين بيماري فراگيردامن كشورهاي توسعه يافته رانيزگرفته است.امادركشورهاي درحال توسعه ازآنجاكه وظايف دستگاههاي دولتي بسيارگسترده است ونظام سياسي متفاوتي دراين كشورهاحاكم است، تخلفات بيشترنموددارد.(حبيبي،1375: 2) دراين راستابه عنوان یک سیاست کلی، جمهوري اسلامي ايران با اعمال نظارت كارا و اثربخش به دنبال کوچک سازی دولت وبرون سپاری بسیاری از امور تصدی گری به بخش خصوصی می باشد. باتوجه به ساختارسياسي حاكم بر كشورهاي درحال توسعه ،معضل تخلف وفسادو انحراف از شیوه های صحیح و قانونی انجام وظایف و استفاده نا مشروع از موقعیت شغلی دراين كشورهابه مراتب زيانبارتراست.(عباس زادگان136:1383)

عوامل موثردربروزتخلف:

تخلف اداري همانند يك بیماری مسري است که همه ممکن است در معرض آن قرار گیرند و اگر با پیشگیری کنترل نشود، ممکن است بقيه را آلوده نماید. در این صورت درمان آن دشواربوده و همراه با هزینه‌های زیاد و بعضاً تبعات غیر قابل جبرانی برای فرد و جامعه خواهد بود. ضمن آنکه زمینه شیوع آن همچنان فراهم بوده و حتی به خاطر پنهانکاری نهفته درآن در بسیاری از موارد قابل شناسایی نیست؛ تا بتوان به مقابله ي مستقیم با آن پرداخت.چراكه باعمل نكردن به قوانين وگزينشي اجراكردن آن سبب هنجارشكني درتمام سطوح سازمان مي گردد.

   تخلفات اداري يكي از  بيماريهاي پيچيده ي جامعه مي باشد. از آنجائی که بروزتخلف تحت تاثیر عوامل متعددی مي باشد؛عملكرد مديريت‌ در كل‌ سازمان‌ مي‌تواند در ريشه‌كني‌ تخلفات‌ نقش‌ موثري‌ داشته‌ باشد. براين‌ اساس‌ باتوجه‌ به‌ نقش‌ و اهميت‌ فرآيند مديريت‌ در تخلفات‌ در اين‌ مقاله‌ سعي‌ بر آن‌ است‌ تاتصميم گيريهاي مديريت‌ در بروز تخلفات‌ (كه‌ مستند به‌ تجارب‌ نگارنده‌ است‌)، تبيين‌ شود.ازجمله عوامل‌  موثر در تخلفات اداري مواردزيرمي باشد:

1-عدم وجودشفافيت(Transparency )شفافیت و یا همان transparency  ، الگو و بستر روابط نهادها و سازمانها با جامعه است . دولتها و سازمانها ، طبق اصول کنوانسیون سازمان ملل متحد ، موظفند در ارایه اطلاعات خود ، ” شفافیت ” را مد نظر خود قرار دهند و با استناد به آن ، جامعه را از روابط درونی خود آگاه کنند ،زیرا آنها بایدخود را در برابر جامعه متعهد بدانند و نسبت به آن مسئول و پاسخگوباشند .(منصوربي طرف http://astan.blogfa.com/post-21.aspx) مسئولاني كه اصل شفافيت را در عملكردها و تصميمات سازماني به كار مي‌گيرند، با ايجاد روابطي مبتني بر پاسخگويي وانتشاراطلاعات به صورت روشن وواضح بزرگ ترين ،مطمئن ترين وسالم ترين سرمايه انساني را ايجاد مي‌كنند. سازمان شفافیت بين‌الملل یک سازمان غير‌دولتي است که هدف خود را پیشبرد همکاری بين‌المللی برای ریشه کن کردن فساد مالی و اداری در کشورهای مختلف عنوان می‌کند. این سازمان در سال 1993 به عنوان یک سازمان غیردولتی در آلمان تاسیس شد و دارای یک‌صد شعبه در مناطق مختلف جهان است و گزارش‌هایی را در مورد گستردگی فساد مالی و اداری در مناطق مختلف جهان تهیه می‌کند. شفافیت بين‌الملل به خصوص این نظر را مردود می‌داند که ساختار اداری کشورهای پیشرفته در مقایسه با کشورهای در حال توسعه از سلامت بیشتری برخوردار است و در بررسی‌های سالانه خود، تمامی کشورها را مورد بررسی قرار می دهد( دنياي اقتصاد،پنجشنبه 5 مهر 1386) ” شفافیت ” نقش موثری در مبارزه با فساد دارد ، ولی نحوه دست یافتن به شفافیت هم بسیار مهم است ، چون طی کردن این راه مستلزم ” ابزارهایی ” است که نباید از سوی قدرت های حاکمه تعریف و تببین شوند زیرا می توانند منجر به دخالت حکومت و در نتیجه تبدیل به انحصارهای غیر معقول شود و ” شفافیت ” ، “شفافیت حکومتی ” گردد. در این راستا مهمترین ابزاری که برای مبارزه با فساد توسط قریب به اکثر کارشناسان تعریف شده ، وجود رسانه های مستقل است . رسانه هایی که ازقدرت ازادی بیان برخوردار باشند و بتوانند نقادی کنند و در نوع خود ” واترگیت ” هایی را بوجود آورند . بدون این ابزار اصل ” شفافیت ” راه به جایی نمی برد .( http://astan.blogfa.com/post-21.aspx)

مقامات سازمان بايدبه صورت روشن اهداف وتصميم گيريهاي خودرابراي كاركنان تشريح نمايند. البته در تعريف و تبيين اصل شفافيت دشواريهاي بسياري وجود دارد و به سادگي نمي‌توان چارچوب واحدي را كه مورد توافق و قبول همگان باشد، به دست آورد.آنچه حائز اهمیت است نتیجه اقدامات برای پیشگیری از تخلف است که باید از طریق ارتقاء شفافیت، پاسخگویی و وجدان کاری موجب ارائه خدمات سالم ومورد رضایت مردم شود.

2-جانبداري ومنفي نگري در ارزيابي عملکرد

ارزيابي عملكرد(Performance Appraisal )ترازويي است كه به وسيله آن كار كاركنان در فواصلي معين و به طور رسمي، مورد بررسي و سنجش قرار مي‌گيرد. قضاوت ما در مورد سايرين، با توجه به سوابقي که افراد در ذهن ما بجاي گذاشته‌اند، انجام مي‌گيرد و تقريباً همه ي ما با تأثير از سوابق گذشته، وضعيت فعلي، ظاهر و بطور کلي وجه مشخصه‌اي از افراد راجع به آنها قضاوت مي‌کنيم. حال امکان دارد اين عوامل به قضاوت مثبتي از افراد بيانجامد يا منجر به قضاوت منفي در مورد ايشان گردد.درهرحال ارزيابي كاري بسيارحساس ودشواربوده وهنوزدرشرايط فعلي عملكردهاقابل اندازه گيري نمي باشندودراكثرمواردممكن است عدالت رعايت نگردد.(ميرسپاسي،238:1386) در واقع لازم است که ارزیابی كیفی اجتماعی صورت گیرد و شخص در مقابل یك هیأت منصفه حرف خود را بزند و آنها نیز نظر خود را بگویند و نقد کنند. باید یك هیأت درهرسازمان ایجاد شود. اغلب سازمان‌ها با انجام ارزيابي عملکرد کارکنان مخالف هستند و عمده نگراني سازمان‌ها نيز اين است که مبادا کارکنان در اثر اطلاع از قضاوت کارفرما نسبت به عملکرد خود، رنجيده خاطر شده و اين مسأله منجر به کاهش بازدهي، سرخوردگي و نهايتاً افت بازدهي سازمان گردد. ليکن چنانچه ارزيابي عملکرد بجاي آنکه بر مبناي احساسات آني ارزياب باشد، بر مبناي حقايق انجام گردد، و از سوي ديگر کارکنان نيز با ديد مثبت و واقع نگر به آن نگاه کنند و سعي در جبران کاستي‌ها ي گذشته در جهت افزايش عملکرد خود نمايند، اين نگراني بي‌مورد است.درحقيقت ارزيابي‌ عملكرد، فرآيندي‌ است‌ كه‌ شخص را از بازخورد نتايج‌ عملكرد شغلي‌ خودآگاه‌ مي‌كند.(مارك‌ ج،سينجر، مديريت‌ منابع‌ انساني، ترجمه‌ فريده‌ آل‌ آقا، مركز آموزش‌مديريت‌دولتي،1378،ص304)
کارکنان چنانچه از هدف اصلي کارفرما از ارزيابي عملکرد خود، در جهت تغيير روش‌هاي غير استاندارد به روش‌هاي مطلوب (که موجب افزايش بازدهي کارکنان نيز مي‌گردد) آگاه گردند قاعدتاً نه تنها در مقابل ارزيابي و نتيجه آن جبهه‌گيري نخواهند کرد، بلکه علي‌الاصول کارکنان علاقه دارند که از جايگاه واقعي خود در سازمان مطلع شوند (حتي اگر بر خلاف نظرايشان باشد). البته اين اظهارات بدين معني نيست که قطعاً جلسه ارزيابي، بدون تنش برگزار خواهد شد و کارکنان با انتقاد صرف از عملکرد خود براحتي و سادگي برخورد مي‌نمايند، اما استفاده از روشهاي علمي ارزيابي اولاً موجب کاهش تنش جلسات شده و ثانياً باعث ايجاد نيرويي در کارکنان در جهت تغيير و بهبود روشهاي غير استاندارد گذشته خواهد شد. قاعدتاً کارکنان در ابتدا، در مواجهه با اين موضوع تصور خواهند کرد که اين روش نيز يکي از ابزار‌هاي کنترلي سازمان است و در مقابل آن جبهه‌گيري خواهند کرد.

 همه افراد حق دارند و علاقمند هستند که از نتايج عملکرد روزانه خود آگاه باشند. اين مسأله در مورد کارکنان وجه ديگري هم پيدا مي‌کند و آن اين است که کارکنان علاقه دارند از نظرات سازمان در مورد خود مطلع گردند و از سوي ديگر سازمان نيز محق است نظرات خود را در مورد منابع انساني سازمان که از اصلي‌ترين سرمايه‌هاي سازمان بشمار مي‌روند، ابراز داشته و به اطلاع ايشان برساند. از طرف ديگرکارکناني که از انتظارات سازمان در مورد خويش بي‌اطلاع هستند، چگونه مي‌توان انتظار داشت که در جهت رفع و جبران کاستي‌هاي گذشته اقدام نمايند؟

    شناسايي ،تشويق عملکردهاي مطلوب و نهي از عملکردهاي ناصواب، امکان بازنگري مشاغل ،نياز سنجي آموزشي وپاسخ به نياز کارکنان ازدلايل اصلي نياز سازمان‌ها به انجام ارزيابي عملکرد کارکنان مي باشد.

ميانگين زماني ارزيابي عملکرد کارکنان، بطور متوسط يک يا حداکثر دو بار در سال توصيه مي‌گردد. اگر فاصله زماني بين دو ارزيابي زياد باشد،  ممکن است بسياري از مواردي که مي‌توانند در ارزيابي موثر واقع شوند،  فراموش گردند و از طرف ديگر چنانچه فاصله زماني بين ارزيابي‌ها بيش از حد به هم نزديک باشند،  ممکن است بيش از حد دچار روزمرگي گردد. بهترين حالت زماني جهت ارزيابي عملکرد کارکنان اين است که ارزيابي‌هاي غير رسمي به صورت متوالي در سطح سازمان انجام شده و نتايج آن ثبت گردد تا از ذهن خارج نشود و از طرف ديگر در ارزيابي نهايي و رسمي بتوان با جمع‌بندي نتايج ارزيابي‌هاي غير رسمي قبلي به نتيجه ي مطلوب نائل شد.

هميشه در نظر داشته باشيم که جلسه ي ارزيابي عملکرد به منظور قضاوت در مورد عملکرد کارکنان تشکيل شده است. بنابراين مطلقاً بايد از اظهار نظر در مورد شخص ارزيابي‌شونده خودداري گردد و اين موضوع به اطلاع تمام کارکنان رسانده شود.و از اظهار نظر در مورد شخصيت ارزيابي‌شونده تحت هر عنوان ولو به صورت ضمني، خودداري کرد. زيرا در اين صورت کل فرايند ارزيابي عملکرد مظنون به جانبداري يا منفي‌نگري خواهد شد.

به خاطر محدوديتهاي مرتبط با مقررات موجود، بهتر است در مکتوب نمودن مذاکرات جلسات ارزيابي با ملاحظه و مشورت مسئولان و مشاوران حقوقي سازمان اقدام نمود تا بعداً عواقب آن گريبانگير سازمان نشود. در اغلب موارد رابطه‌اي که در اثر جلسات ارزيابي بين مديران و کارکنان برقرار مي‌شود،  فرصت مغتنمي محسوب مي‌شود که مدتها منتظر آن بوده‌ايم. بنابراين لزوم حفظ اين فرصت و رابطه ي ارزشمند اقتضاء مي‌نمايد که از درج بعضي از جزئيات در فرم مربوطه خودداري نماييم. ولي قطعاً اين موارد نيز بايد هميشه مدنظر شخص ارزياب باشد. محاسن مکتوب نمودن نتايج جلسه ارزيابي، بيشتر از معايب آن است. زيرا نگهداري اين نتايج در پرونده پرسنلي کارکنان مي‌تواند بازخورد خوبي را جهت تصميمات مديريتي بعدي به سازمان بدهد.(خوشوقتي، آرمين http://www.mgtsolution.com/olib/465265310.aspx)

3-عدم توجه به مشكلات كاركنان: مديريت‌ بر يك‌ مجموعه‌ ي انساني‌ دردرجه ي اول توجه‌ به‌ مشكلات‌ و نقاط‌ برجسته‌ ي كاركنان‌ است. برداشت‌ مديريتي‌ در موسسات‌ صنعتي‌ غالباً‌ به اين‌ شكل‌ است‌ كه‌ از نقاط‌ برجسته‌ و توانمنديهاي‌ كاركنان‌ استفاده‌ و كيفيتهاي‌ مطلوب‌ كاركنان، به‌شكل‌ منطقي‌ در اختيار اهداف‌ سازمان‌ قرار داده‌ مي‌شود. ولي‌ زماني‌ كه‌ در كنار كيفيتهاي‌ مطلوب، كاركنان‌ دچار مشكل‌ مي‌گردند، مديريت‌ صحيحي‌ بر‌ مشكلات‌ اعمال‌ نمي‌شود. كاركنان‌ داراي‌ مشكلات‌ شخصي، سازماني‌ و خانوادگي‌ متعددي‌ هستند و عدم‌ توجه‌ به‌ آنها مي‌تواند بذر تخلفات‌ را در سازمان‌ بكارد. ‌فردي‌ كه‌ مشكلاتش‌ در حد مقدورات‌ حل‌ وفصل‌ نگردد، بخشي‌ از انرژي‌ خود را به‌ حل‌ مشكل‌ خود اختصاص‌ مي‌دهد و اين‌ امر باعث‌ مي‌گردد كه‌ كار سازمان‌ را به‌خوبي‌ انجام‌ ندهد، كم‌كاري‌ و يا سهل‌انگاري‌ نمايد؛ در نتيجه‌ زمينه‌ تخلف‌ در او شكل‌ مي‌گيرد. بنابراين، در اين‌ بخش، مديريت‌ مي‌تواند حتي‌ تنهابا همدردي‌ با كاركنان‌ از تخلفات‌ آنها جلوگيري‌كند.كاركنان تمايل ندارند تنهابه شكل يك مهره درچرخه ي كارسازمان مورد استفاده قرارگيرندوبه احساسات آنهاتوجهي نشود.درشرايطي كه باكاركنان بايكدلي وصميميت ارتباط برقرارگردد،آنان فرصت بيان مشكلات خودراداشته وازاين طريق بسياري ازناملايمات وگرفتاريهاحل وفصل خواهدشد.مديريك سازمان بايد با ایفای نقش محوری در پيشگيري ازتخلفات اداري در دستیابی به جامعه ای پاک و به دور ازتخلف برنامه ريزي وتلاش نمايد.

 توجه نکردن به کارکنان دلسوز ، تلاشگر و زحمت کش موجب دلسری آنها شده و به تدریج روحیه سرخوردگی و بی تفاوتی را به خود می گیرند.( سید محمد خلقی اصل بازدارندگی تخلفات اداری)

4- بي‌توجهي‌ به‌ نيازهاي‌ آموزشي‌ كاركنان: ارتقاء وآموزش كاركنان امري اساسي وپايه اي است وازضروريات جامعه مدني فعال به شمارمي رود .يكي‌ از وظايف‌ مهم‌ مسئولان، توجه‌ به‌ آموزش‌ كاركنان‌ درعمل‌ و در ساختار شغل‌ است.آموزش وآشنايي سبب مي گرددتاكارمنددرراستاي اهداف سازمان گام بردارد.(سعادت،174:1384)درواقع باآموزش اصولي مي توان ازبروزبسياري ازتخلفات جلوگيري به عمل آورد.(همان.175) آموزش و پرورش مطلوب، یعنی آموزش و پرورشی که مشارکت و تفکر را درفرد تقویت کند و با ارزش‏های مربوط به شأن و شرف آدمی عجین شده باشد، این قدرت را دارد که جامعه‏ها را در طول نسلی واحد دگرگون سازد. به علاوه تأمین شدن حق هر انسان در بهره‏مندی از تعلیم و تربیت موجب محافظت او از خطرهای گوناگون می‏شود؛ (رزیتا دارویی، بزهکاری کودکان و نوجوانان و شیوه‏های پیشگیری از آن، پایان‏نامه کارشناسی ارشد حقوق جزا، تهران، دانشگاه تهران، 1376)و لازمه این مهم ا هتمام و توجه بیش از پیش به مسئله آموزش و فرهنگ سازی است.

دردنياي كنوني كه مرزهاي طبيعي رنگ مي بازند،حركت دراين رودخروشان ودستيابي به توسعه پايداروجامعه اي عاري ازتخلف،درگروآموزش نيروي انساني است.آموزش فرآيندي است كه براساس آن تغييري اساسي در بهبودعملكردل كاركنان صورت مي گيرد.آموزش كاركنان باعث مي شودكه يك پل ارتباطي بين كاركنان باشغل ايجادگرددتااز اين راه كاركنان ضمن حرفه اي شدن درمشاغل خودازحل دشواريهاي پيش روبرآيند.( بررسي عوامل موثر بر اثر بخشي اجراي طرح ماليات بر ارزش افزوده با رويكرد آموزش منابع انساني/امير باطاني؛ به راهنمايي: فرخ قوچاني؛ استاد مشاور: علي اكبر عرب مازار. پايان نامه(كارشناسي ارشد)–دانشگاه شهيد بهشتي.دانشكده مديريت و حسابداري، 1385صص2و5)

 امروزه‌ ديگر آموزش‌ و پرورش‌ كاركنان‌ وظيفه‌ يك‌ واحد سازماني‌ به‌ نام‌ آموزش نيست‌؛ بلكه‌ بخش‌ عمده‌اي‌ از آموزشهاي‌ عملي‌ و پرورشي‌ كاركنان، به‌عهده‌ مديريت‌ كاركنان‌ است. مديري‌ كه‌ با عده‌اي‌ كار مي‌كند، از نزديك‌ با كار و تخصص، روحيات، رفتار، منش‌ و مجموعه‌ شخصيت‌ كاري‌ فرد آشنايي‌ كافي‌ و عميقي‌ پيدا مي‌كند و به‌طور واقعي‌ مي‌تواند درمورد نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ او اظهارنظر كند. مطالعات وبررسيهاي به عمل آمده بيانگر اين‌ است‌ كه‌ بخشي‌ از ريشه‌ ي تخلفات‌ كاركنان‌ ناشي‌ از ناآگاهي‌ از كار و شرح‌ وظيفه‌ و سياستهاي‌ سازمان‌ است‌ كه‌ در اين‌ زمينه‌ مجموعه‌ مديريت‌ به‌عنوان‌ يك‌ فرايند پرورش‌ اگر وقت‌ و حوصله‌ آموزشي‌ كاركنان‌ را ندارد بايستي‌ حداقل‌ دربرآورد و بيان‌ نيازهاي‌ آموزشي‌ كاركنان‌ اقدام لازم به عمل آورد.
‌    ‌به‌طوركلي‌ مديريت‌ با برآورد نيازهاي‌ آموزشي‌ وممانعت ازآموزشهاي تكراري كاركنان‌ مي‌تواند تخلفات‌ را كاهش‌ دهد.

در عین حال باید توجه داشت اعمال انواع روش‌های پیشگیرانه که از بیرون افراد را تحت کنترل قرار می دهد، هر چند لازم است ولی به تنهایی كافي نيست. بلکه موثرترین و کم هزینه ترین روش پیشگیری ایجاد «کنترل درونی » در افراد است که منجر به وجدان کاری در نتیجه رشد فضائل اخلاقی افراد جامعه می شود و به همین جهت توجه به ترویج اخلاق و مذهب بیش از هرچیز دیگری در پیشگیری از تخلف اهمیت دارد. در واقع داشتن وجدان کاری، التزام به اخلاقیات و ایمان نقش واکسن را در پیشگیری ازتخلف ایفاء می کند.

5-تقسيم‌ كار ناعادلانه: تقسيم‌ كار يكي‌ از سازوكارهايي‌ است‌ كه‌ مديريت‌ بدان‌ وسيله‌ مي‌تواند كار واحد و يا سازمان‌ خود را به‌نحو مطلوبي‌ در بين‌ كاركنان‌ سرشكن‌ سازد. در سازمانها اگر از اين‌ سازوكار درست‌ استفاده‌ نشود، هم‌ كارهاي‌ سازمان‌ انجام‌ نخواهد گرفت‌ و هم‌ نارضايتي‌ كاركنان‌ به‌بروز تخلف‌ منجر خواهد شد.( سلطانی، ایرج  نقش مدیریت در تخلفات اداری کارکنان تدبیر » مهر 1381 – شماره 126 ص57) چرا كه‌ در تقسيم‌ كار ناعادلانه‌ به‌ عده‌اي‌ كارهاي‌ زيادي‌ ارجاع‌ مي‌شود و عده‌اي‌ ديگر از زير كار فرار مي‌كنند و اين‌ مسئله‌ زمينه‌هاي‌ تخلف‌ را در كاركنان‌ ايجاد مي‌كند. بنابراين، مديريت‌ مي‌تواند باآگاهي‌ از مباني‌ تقسيم‌ كار از اين‌ سازوكار در راستاي‌ سازندگي‌ سازمان‌ و بالندگي‌ كار خود بهره‌ گيرد. يكي‌ از مهارتهاي‌ مهم‌ و حياتي‌ مديران‌ براي‌ بالندگي، تشخيص‌ تقسيم‌ متوازن‌ اطلاعات‌ است‌ به‌منظور تقسيم‌ مسئوليت‌پذيري. تمام‌ كاركنان‌ بايد به‌ اين‌ موضوع‌ اشراف‌ داشته‌ باشند كه‌ كار آنها در كمك‌ به‌ تصوير بزرگ، يعني‌ كار سازمان‌ در كل‌ تا چه‌ حد كمك‌ مي‌كند. انجام‌ اين‌ كار فقط‌ منوط‌ است‌ به‌ اينكه‌ كاركنان‌ را كاملاً‌ از امور آگاه‌ ساخت(منوچهر حاضر، مديريت‌ و مهارت‌ افزايي، مجله‌ مديريت‌ دولتي‌ شماره‌ 44، تابستان‌ 1378، ص‌ 21)

6-اعمال‌ تبعيض‌ در اجراي‌ مقررات‌ و ضوابط: ضوابط‌ و مقررات‌ سازمان‌ براي‌ ايجاد نظم‌ و همنواكردن‌ عمليات‌ سازمان‌ ضروري‌ است. ولي‌ گاهي‌ اوقات‌ ضوابط‌ و مقررات‌ منشأ بروز تخلف‌ مي‌شود و آن‌ زماني‌ است‌ كه‌ ضوابط‌ و مقررات‌ ناقص‌ اجراگردد و يا براي‌ عده‌اي‌ اعمال‌ و براي‌ عده‌اي‌ ديگر ناديده‌ گرفته‌ شود. براين‌ اساس‌ قوانين‌ و مقررات‌ كه‌ در سازمان‌ و جامعه‌ براي‌ حل‌ مشكلات‌ و سالم‌سازي‌ محيط‌ تدوين‌ مي‌شود، اگر خوب‌ اجرا نشود، مشكل‌ساز خواهد شد(ايرج‌ سلطاني، پيامدهاي‌ برخاسته‌ از تخلفات‌ اداري‌ در سازمانهاي‌ صنعتي‌ و توليدي، مجله‌ تدبير، شماره‌ 99، دي‌ 78، ص‌ 31) و افراد را وادار به‌ تخلف‌ مي‌كند و اين‌ موضوع‌ به‌خاطر اين‌ است‌ كه‌ وقتي‌ براي‌ عده‌اي‌ مقررات‌ و ضوابط‌ درست‌ اجرا نگرديد اين‌ دسته‌ افراد احساس‌ بي‌عدالتي‌ و تبعيض‌ كرده‌ و سعي‌ در برقراري‌ تعادل‌ و جبران‌ نارسائيها و كم‌توجهي‌ مديريت‌ در اين‌ زمينه‌ مي‌كنند. آنها همچنين‌ با نقض‌ مقررات، كم‌كاري، تمرد، بي‌تفاوتي‌ به‌ سازمان‌،ايرادخسارت به اموال دولتي وبرداشت ازاموال سازمان به نفع خودياديگري ويامخالفت باروندموجوددرسازمان از خود واكنش‌ نشان‌ مي‌دهند؛(محمدحسن قائمي،عوامل موثردربروزجرايم ومفاسداداري وشيوه هاي پيشگيري،دادرسي،مردادوشهريور1385،شماره57،ص57) كه‌ اين‌ واكنشها در قانون وعرف‌ سازمان‌ تخلف‌ محسوب‌ مي‌گردد.

 7-عدم تفويض اختيارات ازسوي برخي مديران

 اداره ي سازمان هاي بزرگ و مدرن امروزي با تنوع فعاليت ها و مسائل و مشکلات گوناگوني که با آن مواجه مي باشند، بدون تفويض قسمتي از اختيارات مديريت به مديران سطوح پايين تر و همچنين ايجاد عدم تمرکز در انجام فعاليت ها، امري غيرممکن به نظر مي رسد. در چنين شرايطي مديران سطوح فوقاني براي اينکه فرصت کافي براي انجام وظايف اساسي مديريت داشته باشند ناگزيرند قسمتي از اختيارات خود را به مديران زيرنظر خود تفويض کنند و در جهت عدم تمرکز امور مختلف سازمان گام بردارند. هر سازمان يا اداره اي با توجه به امکانات و منابع مالي براي اينکه به يک موجود زنده و پويا تبديل شود بايد در سطوح مختلف مديريت آن دست به تفويض اختيار بزند که براي تحقق اين امر مديران مي بايستي از حق دستور دادن استفاده نمايند تا کارکنان، وظايف محول شده را انجام دهند. (اميرعباس ميرزاخاني،روزنامه رسالت،شماره6322،بيست وهشت آذرماه هشتادوشش)

در سازمان هاي دولتي اختيار از قانون اساسي، قوانين مصوب مجلس، اساسنامه ها، مصوبات هيئت وزيران و امثال اينها منشا مي گيرد. در شرکت هاي سهامي صاحبان اختيار، سهامداران هستند که اختيار خود را به هيئت مديره منتخب واگذار مي کنند. بنابراين مي توان گفت که در سازمان هاي رسمي، اختيار از قانون ناشي مي شود يعني رئيس دستور مي دهد زيرا قانون اين حق را به او داده است. نکته مهم اين است که در مورد تفويض اختيار، يک محدوديت مهم وجود دارد. مديران ممکن است در برابر واگذاري وظايف، اختيار انجام آن را اعطا کنند اما خود مسئوليت قابل تفويض نيست. يعني چنانچه مديري قسمتي از اختيارات خود را به معاونش واگذار کند معاون در برابر مديرش مسئول خواهد بود. در اين صورت مدير نمي تواند به اعتبار اختيارات تفويض شده در برابر مقام مسئول مافوق خودش از زير بار مسئوليت شانه خالي کند.

تفويض‌ اختيار داراي‌ فراز و نشيبهاي‌ فراواني‌ است، گاهي‌اوقات‌ شدت‌ مي‌يابد و گاهي‌ اوقات‌ كم‌رنگ‌ مي‌شود. درهرحال‌ امري‌ است‌ كه‌ دائماً‌ درحال‌ شكل‌گيري‌ و تكامل‌ است.( ايرج‌ سلطاني، نقش‌ تفويض‌ اختيار درتوسعه‌ منابع‌ انساني،مجله‌ تحول‌ اداري،شماره16،ص‌ 32)
در حقيقت دستمايه و فراگرد اين تفويض افزايش تعهد ، نوآوري و خلاقيت كساني را به همراه دارد كه قدرت به آنان واگذار شده است و كارها بهتر انجام مي‌شود.http://www.mgtsolution.com/olib/114219169.aspx)پورعمادي، نوراله استقرار تفویض اختیار نیز همچون دیگر راهبردها و اصول مدیریت با تنگناها و محدودیتهایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد. http://www.mgtsolution.com/olib/265235641.aspx)محي الديني، پريسا)

8-فقدان‌ نظام‌ شايسته‌ سالاري‌(شايسته‌ گزيني‌، شايسته‌ پروري‌ و شايسته‌ داري‌) و بي‌ نظمي‌ و بي‌ ثباتي‌ در انتصاب‌ و تداوم‌ خدمت‌ مديران‌ فاقدصلاحيت‌ http://www.mahryan.blogfa.com/post-153.aspx))

برگزيدن افراد مناسب براي تصدي مشاغل سازمان از قاطع ترين مراحل است. نبود فرهنگ همگرايي، خردجمعي و هم انديشي و كثرت مقررات و قوانين دست و پاگير را مي توان از جمله مؤلفه هاي موانع تغييرمديران برشمرد كه با مرتفع نمودن اين مانع، سهولت در كار، احساس مسئوليت و ايجاد انگيزه و سرعت خدمات رساني را به همراه خواهد داشت.

http://www.mgtsolution.com/olib/114219169.aspx)پور عمادي، نوراله)

9-ناكارآمدي تشكيلات اداري

به نظر می‌رسد ناکارآمدی تشكيلات اداري یکی از مهم‌ترین دلایل وقوع تخلف باشد.

 عدم تناسب تشکیلات اداری با واقعیت‌ها و نیازهای موجود، عدم توانایی نظام اداری در به‌کارگیری منابع در جهت اهداف، اتخاذ روش‌‌های غیر اصولی تداخل، توازی، فقدان روحیة قانونمداری؛دوباره‌ کاری و عدم شفافیت حدود وظایف دستگاه‌ها و فقدان نظام برنامه‌ریزی نظارتی کارآمد برای ساماندهی امور، عدم اعمال نظارت و کنترل مستمر و همه جانبه درون سازمانی یا نبود نظام نظارت و کنترل اثربخشی بر گردش امور مالی، استمرار در عدم ارتباط موثر میان سه سطح پایین، میانی و بالای نظام اداری، ارتباط عمودی و یک‌جانبه میان مدیریت و کارمندان و تضعیف حس همبستگی کارمندان با اهداف سازمانی باعث اتلاف منابع و بروز تخلف در سازمان می‌شود. (سعید عطار http://webaran.blogsky.com/1388/08/29/post-1)

10-فقدان كنترل ونظارت كافي

نبود سیستم نظارتی هشدار دهنده یا هوشمند و یا ضعف در سیستم های موجود نظارتی ، خود زمینه ای برای ارتكاب جرایم و مفاسد در سازمان است .يكي ازوظايف اصلي مديران نظارت وكنترل برفعاليتهاي كاركنان مي باشد.اين امربايدبه طورمداوم وپيگيرصورت گيرد،تابتوان ازنتايج آن يعني كاهش تخلفات،افزايش راندمان كاربرخوردارشد.(شريف زاده وفتاح،1388،191)

علل مذکور وعوارض ناشی از آن، موجب تخلفات اداری و در پی آن فساد اداری می گردد؛ که نتایج منفی آنها بر هیچ کس پوشیده نخواهد ماندو عامل بزرگی در عدم کارایی واثر بخشی و در نتیجه عدم توسعه وعقب ماندگی در سازمان و به پیروی از آن در جامعه خواهد گردید.

نتيجه گيري

   برای پیشگیری از تخلفات اداری باید ریشه ها و عوامل اصلی را ازبین برد و مقابله با عارضه ها سودی ندارد . این امر نیازمند نحولات اساسی در مفرضات ، نگرش ها ، فرهنک ، اقتصاد ، سیاست و نظام اداری کشور است و یک همکاری و هماهنگی بین دولت و مردم را طلب میکند.

)http://content.dvdcoloop.com/search/index.php?showthread=32191  (

پیشگیری از تخلفات راهي است كه بايد با اعتقاد و جديت پيمود و برای کسب موفقیت از طریق  مشارکت جمعی و شناخت دقيق نسبت به عوامل بروزتخلف و راههای مقابله باآن به طور هوشمندانه و مسئولانه عمل کرد.  قطعاً اين حرکت مهم درجهان امروز که دنياي ارتباطات نام گرفته و سرنوشت تمام جوامع به هم پیوند خورده است، بدون مشاركت و همکاري باكليه كاركنان ومردم موفقيت كامل بدست نخواهدآمد.

 ‌تخلفات‌ كاركنان‌ به‌عنوان‌ انحراف‌ از استانداردهاي‌ كاري‌ و سازماني‌ امري‌ است‌ كه‌ بهره‌وري‌ سازماني‌ را به‌ شدت‌ تحت‌ تاثير قرار مي‌دهد. بنابراين، شناسايي‌ علل‌ و عوامل‌ شكل‌دهنده ي‌ آن‌ از اهميت‌ خاصي‌ برخوردار است‌ و قبل‌ ازهرنوع برخوردي‌ ‌ بايستي‌ ريشه‌ها را شناسايي‌ كرد..(سلطاني،همان)

سازمانهابايد براي سرمايه انساني خودبرنامه‌ريزي داشته باشند و مناسبترين فردرا براي مناسب‌ترين كار در مناسبترين زمان انتخاب نمايند. نیروی انسانی نه فقط از لحاظ توانايي انجام كار بلكه از لحاظ ميل يا اراده انجام كار تفاوت دارند و عملكردهرفرد درسازمانهاتابع توانايي وانگيزه آنهااست.

منابع ومآخذ:

جعفري لنگرودي،محمدجعفر ،ترمينولوژي حقوق،گنج دانش،1388.

سعادت،اسفنديار،مديريت منابع انساني،سمت،1384،چاپ نهم ص

شكرالهي،مسعود1378،ظرفيت سازي براي سلامت نظام اداري،همايش نظام اداري وتوسعه،سازمان اموراستخدامي،تهران

عباس زادگان،سيدمحمد،1383،فساداداري،دفترپژوهشهاي فرهنگي،تهران

ميرسپاسي،ناصر،1386،مديرت استراتژيك منابع انساني وروابط كار(بانگرشي به روندجهاني شدن)،مير،چاپ دوم

شريف زاده،فتاح وپورولي،بهروز،بررسي عوامل موثربرجلوگيري ازتخلف كاكنان شاغل درنظام اداري،دانش ارزيابي،سال اول،شماره اول،1388،ص181و191

حبيبي ،نادر،1375،فساداداري،وثقي،چاپ اول.

محمدحسن قائمي،عوامل موثردربروزجرايم ومفاسداداري وشيوه هاي پيشگيري،دادرسي،مردادوشهريور1385.

سلطانی، ایرج  نقش مدیریت در تخلفات اداری کارکنان تدبیر » مهر 1381 – شماره 126

‌ سلطاني، ايرج پيامدهاي‌ برخاسته‌ از تخلفات‌ اداري‌ در سازمانهاي‌ صنعتي‌ و توليدي، مجله‌ تدبير، شماره‌ 99، دي‌ 78.

حسينلو، ليلا حاجي. شناسايي استراتژي هاي منابع انساني در بانك هاي كشور(دولتي و خصوصي) با استفاده از مدل ‏‎SRP‎‏/. پايان نامه(كارشناسي ارشد)–موسسه عالي آموزش و پژوهش مديريت و برنامه ريزي، 1385